Formulieren Sie positiv!

Sie schaffen durch Ihren Brief oder Ihre E-Mail eine Atmosphäre bei Ihrem Kunden. Diese Atmosphäre kann positiv oder negativ sein, unabhängig vom sachlichen Inhalt. Das heißt, selbst wenn Sie eine negative Nachricht übermitteln, können Sie diese in einer positiven Atmosphäre herüberbringen. Stellen Sie dazu Positives in den Vordergrund. Positiven Formulierungen kann der Leser eher zustimmen als negativen. Dies gilt insbesondere für Inhalte, die für den Kunden nachteilig sind. Vermeiden Sie insbesondere das Wort „nicht“. Wenn Sie Ihrem Kunden mitteilen möchten, dass Sie nicht fristgerecht liefern können, so teilen Sie ihm doch einfach positiv formuliert mit, wann Sie liefern können. Ihren Kunden interessiert nämlich nicht, was nicht geht, sondern was bei Ihnen machbar ist.

Schreiben Sie

•  „Gerne führen wir Ihren Auftrag aus, sobald folgende Angaben von Ihnen vorliegen.“ statt

•  „Leider können wir Ihren Auftrag nicht ausführen, da uns noch Angaben fehlen.“

•  „Das ist ganz einfach.“ statt

•  „Das ist kein Problem.“

Unser Gehirn kann mit dem Wort „nicht“ nichts anfangen. Denken Sie jetzt bitte mal nicht an einen lila getupften Elefanten. Welches Bild haben Sie gerade jetzt vor Augen? Sobald Sie eine Verneinung benutzen, bleibt immer etwas von dem, was Sie verneinen möchten, zurück, also genau das Gegenteil von dem, was Sie ausdrücken möchten. Wenn Sie Ihrem Kunden jetzt sagen, es sei „kein Problem“ seine Sonderwünsche zu erfüllen, so bleibt etwas von dem Problemgedanken bei ihm hängen.  Sagen Sie stattdessen, es sei ganz einfach, dann kommt genau die Botschaft an, die Sie transportieren  möchten.